Funciones interesantes de Gmail

Cuando utilizamos Gmail, muchas veces no nos damos cuenta de la cantidad de posibilidades que tenemos dentro de la aplicación. Hay una serie de "trucos" que nos permiten por ejemplo que las búsquedas sean mucho más sencillas de lo que parecen. Además tenemos la posibilidad de añadir una serie de aplicaciones o extras en nuestra cuenta que van permitir que sus posibilidades de uso aumenten, así como la productividad gracias a la incorporación de filtros.

 

Las posibilidades con Gmail son realmente alias, ofreciéndonos incluso el poder gestionar nuestra cuenta desde Inbox para que todo se encuentre mucho más simplificado gracias a su agradable interfaz de uso. Recuerda que ademas en el caso de que lo necesitemos, podemos realizar un backup con toda nuestra información. De este modo tendremos todos nuestros datos almacenados en una archivo ZIP, para poder trasladarlos posteriormente a otra cuenta o guardarlos en una unidad.

 

 

Pero para utilizar Gmail no tenemos que centrarnos únicamente en los añadidos externos, ya que de manera predeterminada muchas veces podemos realizar diferentes tareas muy útiles que quizás aun son algo desconocidas para nosotros. En este guía básica que vamos a descubrir a continuación te vamos a mostrar todas ellas. Lo primero que vamos a hacer es dividirla en tres partes y en cada parte podremos encontrar una serie de tutoriales destinados a diferentes acciones.

 

 

1. Gestiona tu correo

 

Una de las opciones de gestión que nos presenta Gmail, es la posibilidad de programar correos. Esta función es muy útil, ya que es posible que necesitemos enviar un mail a cierta hora determinada, pero que te resulte imposible. Para no tener que sentirte agobiado por esta causa, podemos programarlo de tal manera que se adapte a nuestras necesidades e indicaciones que hayamos dejado programadas.

 

 

 

Es posible que en alguna ocasión hayamos decidido enviar un archivo demasiado pesado por correo, pero no hayamos podido y finalmente hayamos decidido recurrir a terceros para este proceso. Debemos saber que con Gmail tenemos la opción de poder enviar este tipo de correos (mas de 30MB) a través de la integración de Drive, que Gmail nos ofrece por defecto

 

 

 

Puede darse la situación que por un error o alguna distracción hayamos enviado por error un correo a la persona equivocada. O que quizás al revisarlo nos hayamos dado cuenta de que la información que contiene, alberga errores o que existe algún dato relevante que no hemos incluido. Sí es así, Gmail puede salvarnos ya que tenemos la posibilidad de deshacer el envío con unos sencillos pasos.

 

 

 

En la sección anterior, veíamos como deshacer el envío de un correo. Ahora queremos hablar sobre el caso “contrario”, es decir, una vez que hemos realizado el envío, comprobar si nuestro correo se ha leído y cuando. Esto nos puede ayudar en el caso de que necesitemos saber con urgencia si el destinatario está al tanto de la información que hemos enviado.

 

 

 

Es posible que tengamos una cuenta de correo que nos parezca tan importante lo que recibimos en ella, que sintamos la necesidad de tener que guardar sus correos en otro lugar además de en la propia cuenta. Gmail, tiene la opción de poder guardar tus correos de una forma automatizada en tu cuenta de Google Drive, si lo configuramos para ello.

 

 

 

2. Personaliza tu correo

 

A pesar de que Google ha trabajado para que la interfaz de usuario nos resulte muy cómoda para trabajar y nuestra experiencia sea agradable en este sentido, existe la posibilidad de que te apetezca modificarla y adaptarla a tu gusto. Como Google ha pensado que esta interfaz puede no resultar igual de interesante a todos los usuarios, ha permitido la posibilidad de que podamos modificarla y adaptarla a nuestras preferencias.

 

 

 

Si lo que queremos ahora es personalizar el “tema” que va a representar la parte visual de nuestra cuenta de correo, no hay porque preocuparse, porque también podemos hacerlo. Quizás esta funcionalidad no sea de las mas famosas, pero puede dar un toque mas personal y atractivo a nuestra cuenta.

 

 

 

Si utilizamos el correo sobretodo en temas de trabajo, existe la posibilidad de que en ciertas ocasiones tengamos la necesidad de contestar de igual manera o con la misma respuesta a ciertos correos que vamos recibiendo a lo largo del día. Si es así, es probable que perdamos parte de nuestro valioso tiempo en redactar una y otra vez lo mismo. Para ello Gmail ha creado la opción de tener una respuesta estándar en nuestro correo, la cual podemos incluir sin necesidad de redactarla de nuevo.

 

 

 

Al igual que hemos aprendido a crear una respuesta estándar para evitar el malgasto de tiempo, Gmail nos da otra opción como es la autorepuesta. ¿Cuándo podemos utilizarla? Vamos a ponernos en la situación de que estamos de vacaciones, o que vamos a estar fuera durante un determinado periodo, pero no queremos que nuestros contactos se queden totalmente “desatendidos”. De ser asi, podemos activar esta opción, la cual se basa en la redacción de un mensaje predeterminado, en el que podemos explicar el motivo de nuestra ausencia, o lo que nosotros queramos, y que de manera automática va a ser enviado en forma de respuesta a todos los remitentes que durante el periodo establecido, nos envíen correos.

 

 

 

Actualmente utilizamos el correo de una manera muy profesional en gran cantidad de ocasiones. Si los correos que enviamos no son formales no pasa nada, pero si tienen este carácter mas profesional, es interesante que incluyamos al final de todos ellos nuestra firma personal. Para no tener que hacerlo de manera repetitiva en cada uno de ellos, podemos configurarlo para que directamente se incluya al final de cada correo.

 

 

 

Si llevamos muchos años con el mismo correo o lo hemos utilizado en bastantes ocasiones en la red, es posible que recibamos a diario mensajes que no son en absoluto de nuestro interés. O quizás queramos marcar los mensajes de una persona o determinadas personas como mensajes importantes y que te llamen a la vista cuando abras tu cuenta. Pues bien, para todo esto, Gmail tiene la opción de crear filtros adaptados a nuestras necesidades, que nos van a permitir clasificar todos estos mensajes.

 

 

 

Es posible que no tengamos la necesidad de crear un filtro para un remitente especifico, ya que lo que queremos es bloquear a ese contacto directamente. Si esta la opción que estábamos buscando, también podemos realizarla con una simple configuración dentro de nuestra cuenta. Una vez lo hayamos configurado, los mensajes de los remitentes que estén bloqueados, pasarán a formar parte de nuestra bandeja de correo no deseado.

 

 

 

3. Saca el máximo partido a tu cuenta de correo

 

Cuando tenemos una cuenta de Gmail es posible que nos interese la idea de configurarla en Outlook, y de esta manera tener aquellas opciones y herramientas que el uso de la cuenta online no nos permite. Si nos encontramos en este punto, podemos configurar nuestra cuenta para que así sea.

 

 

 

Las cuentas de Hotmail tuvieron mucho éxito unos años atrás. Quizás aún conservemos una cuenta con este dominio, pero que pensemos que sería mejor tener toda la información que guardamos en ella en nuestra cuenta de Gmail. De este modo tendríamos toda la información en un solo lugar, y que nos resultará mas fácil acceder a ella. Existe por tanto una manera de exportar toda la información de una cuenta a otra.

 

 

 

Como veníamos hablando, en nuestro correo podemos almacenar cantidad de información, tanto personal como privada. Nunca sabemos que puede ocurrir y que circunstancias pueden darse y por eso no esta de mas prevenir que curar. Si pensamos que es conveniente que una persona de confianza tenga acceso a nuestra cuenta en caso de que lo necesitemos, debemos configurarlo, para no tener que arrepentirnos de no haberlo hecho.

 

 

 

Es posible que necesitemos diferentes correos por motivos varios, pero que queramos que todos ellos puedan gestionarse desde la misma cuenta de Gmail. Como Google siempre piensa en sus usuarios, también ha pensado en esta opción, y ha dado la posibilidad de ello. De este modo podremos tener varias direcciones, sin la necesidad de abrir y revisar cada una de ellas por separado.

 

 

Ahora que ya conoces un poco mas a fondo Gmail, has podido ver la cantidad de funciones que tiene y que si las sabemos, nos va a facilitar en muchas ocasiones su uso, así como a ahorrarnos tiempo en diversas ocasiones. Si conoces alguna más, haznosla saber con un comentario¡¡