Cada vez es más frecuente la comunicación con los demás a través de la pantalla. Ya sea la pantalla del ordenador, la tablet o el smartphone.
Es cierto que es una manera rápida y fácil de hacerlo, pero en ocasiones, la mala costumbre de escribir de una forma no tan correcta o informal en los chat u otros medios, nos puede jugar una mala pasada si el texto que queremos escribir tiene un carácter más profesional.
Cuando tenemos que enviar un correo con carácter serio, a todos nos gusta que se nos entienda y que nuestro mensaje sea claro.
Además nuestra manera de escribir dice mucho de nosotros mismos, y por eso buscamos sobretodo cuando nuestro mensaje tiene destinatario profesional, ser lo más correctos y adecuados posible.
Por este motivo, os voy a dar una serie de consejos, para que vuestros correos no contengan ningún error.
Una de las partes más importantes a la hora de redactar un mail, es como iniciamos la conversación. Siempre debemos iniciarla con un saludo, para que la primero impresión sea buena
Debemos saber diferenciar para quién es el correo y qué tipo de saludo utilizar en cada caso.
En el caso de que intercambiemos varios correos sobre un mismo tema, con una misma persona, no es necesario saludar constantemente.
El correo electrónico consta de varias partes: título, saludo, cuerpo y firma.
Damos gran importancia al título, ya que es lo primero que nuestro destinatario va a ver. Es decir, es como una especie de presentación. En el titulo reflejamos en pocas palabras cuál es el contenido de nuestro escrito, por tanto debe ser claro y proporcionar al destinatario la información suficiente sobre la importancia de nuestro mensaje.
Cuando enviamos un correo debemos ser lo más concretos posibles. Queremos dar una información de una manera rápida y sencilla, y es así como lo ve el destinatario.
Por eso debemos ser claros con nuestros mensajes y no excedernos con cosas innecesarias.
A nadie le gusta tener que dedicar mucho tiempo a leer un correo, si el menaje puede resumirse en pocas palabras, es recomendable que así sea, nos ahorrará tiempo a ambas partes.
Si utilizamos mayúsculas a la hora de escribir en Internet, estamos reflejando que nuestro mensaje está siendo gritado.
El uso de mayúsculas en Internet significa eso, gritar. No creo que sea esa nuestra intención en un correo electrónico, y menos si de algo profesional se trata.
Por eso recuerda, si no quieres dar una mala impresión, no escribas nada en mayúsculas en tus correos.
A la hora de escribir, la ortografía es un punto muy importante.
Cada vez más estamos acostumbrados a escribir de manera informal con nuestros amigos, utilizar abreviaturas etc.
Recuerda que utilizar bien los signos de puntuación y respetar las reglas de ortografía estarán ofreciendo una buena imagen de ti. Esto refleja que te has tomado el tiempo necesario para la redacción del escrito y que le has dado la importancia que merece ya que su apariencia te importa.
Procura escribir tu correo en texto plano, ya que si lo haces en HTML, es posible que algunos usuarios no puedan leer tu mensaje, puesto que no todos los servicios de correo aceptan este tipo de mensajes.
Asegúrate de esta manera de que el mensaje puede ser visto de manera correcta por todos los destinatarios utilizando el texto plano.
Cuando escribes un correo y seleccionas la opción de copia oculta, el destinatario verá que lo enviaste con esta opción.
Dependiendo en qué casos, es recomendable no utilizar esta opción, ya que es posible que pueda dar lugar a malentendidos al reflejar esta información sobre nosotros.
Cuando recibimos un correo, debemos estar atentos a todo aquello que contiene.
Es posible que contenga preguntas. De ser así debemos estar alerta para poder contestar a todo aquello que se nos pregunta, sin olvidarnos de dar ninguna información que se nos pide.
Además podemos proveer las posibles preguntas que van a realizarnos, y ofrecer la información de antemano.
Es importante que al final de tu correo aparezcan todos los datos necesarios que nos gustaría que el receptos conociera sobre nosotros.
Esto puede incluir toda la información que consideremos pertinente.
En el caso de que lo realicemos desde nuestro iPhone, no olvides quitar la firma por defecto
Es el último punto, pero no por ello el menos importante, ya que revisar nuestro mensaje antes de enviarlo puede evitar cantidad de errores.
Siempre hay algo que no nos gusta como quedó escrito, alguna tilde que se nos olvidó poner, alguna palabra que sobra o que falta….
Por eso dedica un último minuto a revisar tu escrito, y no te arrepientas una vez enviado.
Es cierto que es una manera rápida y fácil de hacerlo, pero en ocasiones, la mala costumbre de escribir de una forma no tan correcta o informal en los chat u otros medios, nos puede jugar una mala pasada si el texto que queremos escribir tiene un carácter más profesional.
Cuando tenemos que enviar un correo con carácter serio, a todos nos gusta que se nos entienda y que nuestro mensaje sea claro.
Además nuestra manera de escribir dice mucho de nosotros mismos, y por eso buscamos sobretodo cuando nuestro mensaje tiene destinatario profesional, ser lo más correctos y adecuados posible.
Por este motivo, os voy a dar una serie de consejos, para que vuestros correos no contengan ningún error.
Reglas básicas a la hora de escribir un correo
Se correcto en tu saludo
Una de las partes más importantes a la hora de redactar un mail, es como iniciamos la conversación. Siempre debemos iniciarla con un saludo, para que la primero impresión sea buena
Debemos saber diferenciar para quién es el correo y qué tipo de saludo utilizar en cada caso.
En el caso de que intercambiemos varios correos sobre un mismo tema, con una misma persona, no es necesario saludar constantemente.
Un buen título es importante
El correo electrónico consta de varias partes: título, saludo, cuerpo y firma.
Damos gran importancia al título, ya que es lo primero que nuestro destinatario va a ver. Es decir, es como una especie de presentación. En el titulo reflejamos en pocas palabras cuál es el contenido de nuestro escrito, por tanto debe ser claro y proporcionar al destinatario la información suficiente sobre la importancia de nuestro mensaje.
Ser conciso es una virtud
Cuando enviamos un correo debemos ser lo más concretos posibles. Queremos dar una información de una manera rápida y sencilla, y es así como lo ve el destinatario.
Por eso debemos ser claros con nuestros mensajes y no excedernos con cosas innecesarias.
A nadie le gusta tener que dedicar mucho tiempo a leer un correo, si el menaje puede resumirse en pocas palabras, es recomendable que así sea, nos ahorrará tiempo a ambas partes.
Evita el uso de mayúsculas
Si utilizamos mayúsculas a la hora de escribir en Internet, estamos reflejando que nuestro mensaje está siendo gritado.
El uso de mayúsculas en Internet significa eso, gritar. No creo que sea esa nuestra intención en un correo electrónico, y menos si de algo profesional se trata.
Por eso recuerda, si no quieres dar una mala impresión, no escribas nada en mayúsculas en tus correos.
Ojo con la ortografía
A la hora de escribir, la ortografía es un punto muy importante.
Cada vez más estamos acostumbrados a escribir de manera informal con nuestros amigos, utilizar abreviaturas etc.
Recuerda que utilizar bien los signos de puntuación y respetar las reglas de ortografía estarán ofreciendo una buena imagen de ti. Esto refleja que te has tomado el tiempo necesario para la redacción del escrito y que le has dado la importancia que merece ya que su apariencia te importa.
Utiliza el texto plano
Procura escribir tu correo en texto plano, ya que si lo haces en HTML, es posible que algunos usuarios no puedan leer tu mensaje, puesto que no todos los servicios de correo aceptan este tipo de mensajes.
Asegúrate de esta manera de que el mensaje puede ser visto de manera correcta por todos los destinatarios utilizando el texto plano.
Cuidado con los destinatarios con copia oculta
Cuando escribes un correo y seleccionas la opción de copia oculta, el destinatario verá que lo enviaste con esta opción.
Dependiendo en qué casos, es recomendable no utilizar esta opción, ya que es posible que pueda dar lugar a malentendidos al reflejar esta información sobre nosotros.
Imprescindible estar atento
Cuando recibimos un correo, debemos estar atentos a todo aquello que contiene.
Es posible que contenga preguntas. De ser así debemos estar alerta para poder contestar a todo aquello que se nos pregunta, sin olvidarnos de dar ninguna información que se nos pide.
Además podemos proveer las posibles preguntas que van a realizarnos, y ofrecer la información de antemano.
Deja tu firma
Es importante que al final de tu correo aparezcan todos los datos necesarios que nos gustaría que el receptos conociera sobre nosotros.
Esto puede incluir toda la información que consideremos pertinente.
En el caso de que lo realicemos desde nuestro iPhone, no olvides quitar la firma por defecto
Revisa tu mensaje antes de enviarlo
Es el último punto, pero no por ello el menos importante, ya que revisar nuestro mensaje antes de enviarlo puede evitar cantidad de errores.
Siempre hay algo que no nos gusta como quedó escrito, alguna tilde que se nos olvidó poner, alguna palabra que sobra o que falta….
Por eso dedica un último minuto a revisar tu escrito, y no te arrepientas una vez enviado.
1 Comentarios
JART
sep 03 2015 10:35
Ojo con la ortografía, aspecto fundamental, faltas de ortografía causan una muy mala impresión. Hoy día con los sistemas a nuestro alcance, es sencillísimo de solucionar.