Trucos y funciones en Excel que debes saber

Esta es una tarea básica que ejecutamos en Excel 2016 para mover la informacion a otra hoja, copiar los datos a otro destino, etc.

 

La forma mas común como realizamos este proceso es usando la combinación de teclas Ctrl + E pero en Excel 2016 podemos llevar a cabo este proceso simplemente dando clic en la esquina superior de la hoja que divide las columnas y las filas, asi con un solo clic hemos seleccionado todas las celdas de la hoja activa:

 

 

Es frecuente que abramos diferentes archivos de Excel 2016 de forma simultánea para tomar información, ingresar nuevos datos, hacer comparaciones, etc. Si hacemos uso de nuestro raton podemos ver que el proceso es lento ya que en ocasiones no damos clic en la hoja correcta o podemos seleccionar archivos que no son.

 

Para solucionar esto la mejor opción es usar la combinación de teclas Ctrl + Tab y de esta manera accederemos directamente a cada archivo según el orden de apertura evitando asi errores en la selección de este.

Por lo general cuando trabajamos de forma constante con Excel 2016 debemos abrir diversos archivos para realizar la tarea de forma correcta.

 

Es un proceso largo el tener que ir archivo por archivo realizando el proceso de apertura y por ello la forma mas practica es pulsar la tecla Ctrl, dar clic en cada archivo a abrir y finalmente pulsar la tecla Enter, de esta forma todos los archivos serán abiertos de forma simultanea.

Por temas de organización en ocasiones debemos agregar nuevas filas o columnas para gestionar mejor los datos existentes o agregar nuevos encabezados, etc.

 

Para esto comúnmente seleccionamos la fila o la columna y usamos las teclas Ctrl y el símbolo + para añadir dicho elemento. Una forma mas practica de agregar multiples filas o columnas a la vez es seleccionando la cantidad de filas o columnas a agregar, en este caso hemos seleccionado 4, luego damnos clic derecho sobre la selección y elegimos Insertar:

 

 

Esto sumará la cantidad de filas o columnas seleccionadas:

 

 

Excel 2016 nos ofrece una barra de herramientas de acceso rápido la cual encontramos en la parte superior de la aplicación y mediante esta podremos realizar tres acciones por defecto: Guardar, Deshacer o Rehacer una acción. Estos no son las únicas tres acciones que podemos realizar desde la barra de herramientas, ya que si desplegamos las opciones de personalización podremos agregar nuevas acciones como Abrir, Nuevo, Impresión, etc:

 

 

Podemos pulsar en la opción Mas comandos para encontrar muchas mas opciones o es posible establecer la barra de herramientas de acceso rápido en la parte inferior de la cinta de opciones y no en la parte superior como esta por defecto.

Sin duda una de las características mas sobresalientes de Excel 2016 es su amplia gama de formulas de diversas categorías mediante las cuales tendremos la oportunidad de administrar de una mejor manera los datos allí almacenados. Aunque existen cientos de formulas disponibles en Excel 2016, este nos ofrece la posibilidad de acceder fácilmente a ellas y conocer la sintaxis de cada una para que sea ejecutada de la mejor manera posible.

 

Para acceder a esta opción vamos a la ficha Formulas y en el grupo Biblioteca de funciones podremos ver las distintas categorías disponibles, allí desplegamos cada catergoria para ver las funciones disponibles de cada una:

 

 

Podemos pulsar en la opción Insertar función para acceder directamente al asistente de funciones de Excel 2016.

 

En diversas oportunidades nos hemos visto en dificultades a la hora de adicionar un numero que empieza por cero (0) en una celda de Excel ya que por defecto Excel borarra los ceros y dejara el numero entero.

 

Por ejemplo, si ingresarmos, 002,00002 o 000000002, al pulsar Enter siempre quedara en al celda el valor 2. Para corregir esto y permitir que quede el valor deseado, con los ceros, antepondremos una comilla al dato, por ejemplo, ´002, ´00002, etc. Asi permitiremos que el valor con los ceros quede registrado.

 

 

Sabemos que por defecto Excel 2016, y todas las ediciones de Excel, nombran las hojas de trabajo en una hoja activa como Hoja1, Hoja2, etc.

 

Una de las formas comunes para cambiar el nombre de la hoja es dando clic derecho sobre la hoja y allí seleccionar la opción Cambiar nombre pero es mucho mas rápido si damos doble clic sobre la hoja e ingresamos en nombre deseado.

 

 

Es una tarea, que aunque parece complicada, Excel 2016 provee las herramientas para que sea sencilla y funcional. En ocasiones debemos cambiar los datos registrados de filas a columnas o viceversa y el proceso es simple.

 

En primer lugar copiamos los datos a modificar y luego desde la ficha Inicio desplegamos las opciones de Pegar y allí seleccionamos la ficha Transponer. Esto cambiará el orden de los datos.

 

 

Podemos cambiar el contenido del texto de una celda según sea necesario, para ello Excel 2016 nos ofrece las siguientes opciones:

 

 

 

 

 

Frecuentemente nos encontramos con situaciones en que es necesario remover datos que se encuentran duplicados en una hoja de Excel con el fin de llevar un control mucho mas preciso y centralizado.

 

Para realizar este proceso basta con seleccionar la columna o fila donde se removerán los duplicados, ir a la ficha Datos y allí seleccionar la opción Quitar duplicados ubicada en el grupo Herramientas de datos.

 

 

Este proceso de forma automática quitara los duplicados en un rango seleccionado.

 

 

Esta opción es útil cuando los datos suministrados se encuentran separados y es necesario, por razones administrativas o de control que estén unidos, esto es frecuente en nombres y apellidos.

 

El método mas sencilla es usando la sintaxis A1&B1, esto unira de forma automática el contenido de dichas celdas.
Si deseamos que los datos queden con su respectivo espacio para un mejor control usaremos la sintaxis A1&” “&B1

 

 

Para algunos casos es posible que deseemos agregar una línea diagonal a una celda por temas de diseño o de gestión de los datos.

 

Para agregar este tipo de línea daremos clic derecho sobre la celda y en la lista desplegada seleccionamos Formato de celdas y en la ventana desplegada vamos a la pestaña Bordes y allí pulsamos sobre el ultimo icono en la parte inferior para agregar la línea diagonal. Pulsamos en Aceptar para aplicar los cambios.

 

 

Al gestionar grandes volúmenes de datos suele suceder que muchas celdas se encuentran en blanco, o vacías, y esto puede causar conflictos en los análisis o en las formulas a ejecutar.

 

Para remover las celdas en blanco de Excel 2016 aplicaremos un filtro a los datos desde el menú Datos / Filtro y posteriormente desplegamos la lista de la columna donde deseamos remover las celdas y en las opciones desplegadas solo activamos la casilla Vacías:

 

 

De este modo solo serán desplegadas las celdas vacías y podemos proceder a su eliminación.

 

Dentro de toda la gama de posibilidades de control y gestión ofrecidas por Excel 2016 tenemos una especial que implica generar resultados únicos de un rango seleccionado. Esto es práctico para conocer los datos sin necesidad de repetir datos.

 

Para esto seleccionamos la o las columnas a analizar, vamos al menú Datos y en el grupo Ordenar y filtrar pulsamos en la opción Avanzadas. En la ventana desplegada indicaremos la ubicación a copiar los datos y activaremos la casilla Solo registros únicos ubicada en la parte inferior.

 

 

Podemos usar la función Validación de datos para permitir que solo los valores que hemos establecido sean los ingresados en la celda seleccionada.

 

Podemos definir valores de hora, texto, fechas y más. Para esto seleccionamos la celda donde deben ser ingresados los datos, vamos al menú Datos y en el grupo Herramientas de datos pulsamos sobre Validación de datos. En la ventana desplegada definiremos los siguientes parámetros:

• Tipo de dato a ingresar

• Condición

• Mensajes de entrada y salida

 

 

De esta manera si el valor ingresado no cumple con las condiciones será desplegado el mensaje que hayamos indicado:

 

 

Una de las formas prácticas que nos ofrece Excel 2016 para ocultar un dato en una celda es seleccionando la celda a ocultar, dar clic derecho sobre ella, seleccionar la opción Formato de celdas, ir a la pestaña Numero / Personalizada y allí digitar los signos ;;;

 

Esto hará que el valor de la celda se oculte: