Power BI es una herramienta tremendamente productiva cuando trabajamos principalmente con datos, desde un punto de vista organizativo y analítico. Transformar datos en informes atractivos, es el deber de los profesionales del dato. Se podría resumir en hacer de los datos un bonito cuadro que seduzca, pero que sea intuitivo, y en este caso, que facilite la lectura de los datos. Entender lo que nos dicen los datos, es el A, B y C de cada empresa, en áreas analíticas, para la toma de decisiones.
Power BI es una herramienta de Microsoft que fue creada con un fin profesional: trabajar datos, modelar, elaborar Dashboards rápidos y compartirlos con diferentes niveles dentro de una organización o grupo de trabajo. Power BI puede usarse como una herramienta esporádica, puntual e individual, pero también puede ser, y lo es, una herramienta muy potente y versátil para poder trabajar dentro de una organización, de forma colectiva, con capacidades de trabajo de grupo y macro uso.
Muchas de sus funciones, al ser una herramienta con un fin profesional, se han pensado para que puedan usarse de forma grupal o colectiva, facilitando el modo colaborativo entre usuarios, estableciendo diferentes tipos de acceso dependiendo de si los usuarios deben tener acceso a la edición, o por el contrario deben solo tener un acceso informativo, para poder ver e interactuar con los reportes.
Microsoft ofrece diferentes licencias de uso de Power BI, a tenor de los diferentes tipos de uso, de nuestro objetivo, de lo que queramos hacer con la herramienta, de las necesidades y de la frecuencia de actualizaciones requeridas, del volumen de datos a trabajar, y de las necesidades de compartición requeridas. Todos ellos, puntos importantes a la hora de tener que elegir una versión de Power BI. De igual forma, es importante entender que diferencias existen entre Power BI Desktop, la aplicación gratuita de escritorio que podemos instalar en el PC, y qué es Power BI service, un servicio de Power BI que se complementan con Power BI Desktop fundamentalmente para poder publicar, compartir, y colaborar con informes propios y creados también por otros usuarios.
Como pasa con las licencias de otras tantas herramientas y software, Power BI ofrece diferentes tipos de licencias. Estas licencias son necesarias para poder publicar el trabajo de Power BI creado en Power BI Desktop en un área de trabajo (Power BI Service). Podemos crear una licencia gratis, en la que podemos guardar nuestros informes en un área de trabajo en la nube. Desde Power BI Service podemos crear también informes o conectar con bases de datos, pero estas opciones son más limitadas respecto a lo que ofrece Power BI Desktop.
Power BI Service ofrece como hemos dicho una versión gratuita con la que vas a poder empezar a trabajar, que además es muy completa. y aquí viene el "pero": Power BI Free es una herramienta gratuita y potente si, hasta aquí todo correcto. Pero ofrece otras soluciones de pago más avanzadas como son Power BI Pro y Power BI Premium, pensadas para un uso más intensivo y profesional, pensadas para soportar más peso en los trabajos finales y sobre todo ofrecer soluciones colectivas, a la hora de compartir el trabajo, y de trabajar en grupo con los mismo informes, visualizaciones o paneles o Dashboards.
Precisamente, uno de los principales argumentos para el uso de Power BI reside en ser la herramienta "todo en uno" para la empresa. Pero el "Todo" lo vamos a conseguir en las versiones de pago de Power BI; Tal y como explicaremos a continuación, las opciones de trabajar de forma colectiva está reservada para las versiones de Power BI Pro y Premium, que como explicaremos a continuación, poseen además otros argumentos de peso para declinar la balanza del lado del pago, en caso de ser necesarias. Cómo hemos remarcado, solo en caso de que las circunstancias impliquen el trabajar de forma colectiva.
Power BI desktop es una herramienta magnífica desde el lado de las funciones, como herramienta potente de Dashboarding y modelización; Igual que la licencia gratuita de Power BI, Power BI Free, es el aliado perfecto como licencia que te permitirá empezar a crear o guardar tus informes en tu propio área de trabajo en la nube.
A continuación, vamos a explicar cual es la esencia de cada tipo de licencia, así como sus características y limitaciones. De esta forma, sabremos que licencia se ajusta a nuestras necesidades, podremos ver si la licencia gratuita es suficiente y nos sirve para el trabajo que tenemos en mente realizar, o si es una licencia que nos han proporcionado en nuestro área de trabajo, podremos entender mejor qué esperar de la herramienta Power BI, y si es posible o no trabajar en grupo con los mismos informes.
Conocer los diferentes tipos de licencia te dará una ventaja competitiva; No solo estamos conociendo las licencias de Power BI existentes, si no que estaremos aprendiendo de las capacidades en si de Power BI, y que versión en nuestro caso necesitaremos para poder realizar proyectos en Power BI, y que podemos esperar en cada caso ( A nivel de peso soportado en los proyectos, de las actualizaciones, y en las tareas de compartición.
Si trabajamos dentro de una empresa, sabremos si estamos usando la licencia más conveniente para el uso requerido, y podremos anticiparnos a poder cambiarnos a una mejor versión en caso de necesitarlo.
1 Licencia de Power BI Gratis (Power BI Free)
Existe una versión gratuita de Power BI llamada Power BI Free, o Power BI gratis. Este tipo de licencia te permite trabajar con casi cualquier función de Power BI. Con la versión gratuita de Power BI podrás importar datos, conectar Power BI Desktop con bases de datos externas, trabajar el contenido y la información en Power BI transformando datos, y podrás también crear tus propios informes o Dashboard con visualizaciones, usando la segmentación de datos, etc.
En este caso, las limitaciones de uso, al ser herramienta gratuita, residen en el modo de compartir los informes y en la forma de poder acceder al trabajo de otros usuarios Power BI. La licencia de Power BI gratis es un tipo de licencia pensada para trabajar casi exclusivamente de forma individual, no dentro de un equipo de personas. Se recomienda el uso de la versión Power BI Free cuando no existen necesidades de compartir informes, ni existe la necesidad de acceder a los informes de otros usuarios (Cuando compartir tú informes y que puedas acceder a los informes de otras personas no es un requerimiento ni una necesidad inmediata).
En la versión gratuita de Power BI, las capacidades de compartir el trabajo son muy limitadas, no se pueden crear áreas de trabajo compartidas con otros usuarios y tampoco puedes trabajar en las áreas de trabajo de otros usuarios.
Power BI Free te permite solo publicar trabajo en tu propia área de trabajo personal (My workspace o mi Area de trabajo). Eso si, desde Power BI Desktop podremos exportar a formato XLS, PPT o PDF, entre otros.
Un usuario puede dar permiso a otros usuarios si está usando una licencia Pro o Premium, y existen diferentes tipos de permisos que están pensados para que otros usuarios puedan acceder a los informes en modo invitado, es decir que pueden acceder, ver los informes, incluso interactuar usando los filtros o la segmentación de datos para desplegar la información según la necesidad, pero no pueden realizar cambios. Existen también otro tipo de permisos (Miembro, Colaborador) que si pueden acceder y editar los informes.
El uso de Power BI gratis está pensado para usuarios que demandan una herramienta con características potentes para modelar datos con la que poder realizar informes y visualizaciones como un Dashboard de datos. Es el tipo de licencia ideal para empezar a usar de forma individual, para usar de forma propia usando tu propia área de trabajo.
Para poder acceder a otras áreas de trabajo o compartir tus áreas de trabajo, entonces necesitaras otro tipo de licencia: Pro o Premium
2 Power BI Pro
Power BI Pro es un tipo de licencia de pago, que se paga por suscripción mensual, que te permite realizar las mismas tareas que la versión gratuita, pero que en este caso incluye como diferencia sustancial (y justifica el pago) el poder compartir informes y visualizaciones con otros usuarios, y que permite también la opción de poder acceder a los informes y visualizaciones creadas por otros usuarios.
Power BI Pro es un tipo de licencia ideal para poder trabajar por ejemplo en grupo, en equipo dentro de una empresa o grupo de trabajo donde el modo colaborativo es necesario. Este tipo de licencia permite el poder dar acceso a tu trabajo a otras personas con licencia Pro o Premium, y te permite poder acceder al trabajo de otra persona, para poder ver, visualizar e interactuar con los datos, incluso editarlos dependiendo del tipo de acceso establecido.
Power BI Pro tiene una limitación de 1GB (Igual que Power BI Free) y las actualizaciones están limitadas a 8 veces al día.
Al ser Power BI Pro una versión de pago profesional con capacidades de trabajo compartido, se pueden agregar diferentes niveles de acceso a los reports por motivos de seguridad.
Power BI Pro es una licencia pensada para un grupo de trabajo profesional, pero no como una solución empresarial a gran escala. Es válida para equipos de personas como un equipo por ejemplo dentro de una organización, donde trabajar en modo colaborativo sea una necesidad. Si la implementación está pensada para realizarse dentro de un grupo grande de personas con la plenitud de recursos de Power BI tanto en límite de peso de los proyectos, como en el uso de aplicaciones Big Data o IA, entonces debemos valorar la posibilidad de pagar más por tener Power BI Premium.
3 Power BI Premium
Existen dos tipos de licencia premium en Power BI: Por un lado Power BI premium por usuario (PPU: Licencia Premium por usuario) es un tipo de licencia personal, como la licencia Free y Pro. Pero existe también una versión enfocada a empresas grandes, Power BI por capacidad, donde se puede ver y trabajar el contenido sin licencias a nivel de usuario.
El uso de una licencia de Power BI premium está ideada para usuarios que pertenecen a una gran corporación donde todas las capacidades de Power BI son de pleno acceso, y tiene utilidades exclusivas como capacidades enfocadas en Big Data e inteligencia artificial. El tamaño del modelo permitido en este caso es de 100 GB (400GB en la versión Power BI Premiun por capacidad) y permite una actualización de datos de hasta 48 veces al día.
4 Diferencia entre Power BI Desktop y Power BI service
A la hora de trabajar en Power BI y como ya explicamos en cómo instalar Power BI Desktop, podemos instalar Power BI Desktop en nuestro PC para poder realizar informes, visualizaciones, etc. ¿Pero entonces qué es Power BI Service y para qué necesito una licencia?
Power BI Desktop es una herramienta de escriorio gratis que puedes instalar en tu PC, y que te crear informes, visualizaciones usando el modo import o la conexión de datos. Power BI Desktop nos permite transformar, modelar datos, crear visualizaciones y gráficos interactivos y compartir los informes y paneles o dashboards. Power BI Desktop se usa fundamentalmente en la creación de informes visuales.
Power BI Service es un recurso de Microsoft que funciona en la nube que se usa habitualmente para poder publicar informes creados de Power BI, para poder compartir informes y áreas de trabajo, y poder colaborar en informes y paneles de las áreas de trabajo de otros usuarios, dependiendo como ya hemos visto del nivel de licencia que tengamos.
Power BI Service es una herramienta usada para poder analizar datos e informes, y para visualizar informes que como hemos comentado está basada en la nube.
Desde Power BI Desktop habitualmente se crean los informes y el servicio de Power BI Service se utiliza para compartir, colaborar y visualizar informes y Dashboards, dependiendo como hemos comentado del nivel de licencia que tengamos nosotros, y del nivel de licencia que tengan los usuarios con quien queramos compartir los informes.
Power BI Desktop y Power BI Service son servicios complementarios de Power BI. Entender la conexión entre ambas plataformas nos acerca mejor al entendimiento de cómo funciona Power BI, entender mejor por qué ambos servicios son necesarios; Entenderemos mejor cómo sacar partido a las posibilidades de Power BI.
Puedes consultar cuál es tu licencia de Power BI desde Power BI Service. Una vez dentro de la herramienta de Power BI Service, en la esquina superior derecha verás tu foto de perfil.
Haz clic en tu foto de perfil para poder desplegar la información de tu cuenta. Una vez que hagas clic verás tu nombre y dirección de correo, y debajo podrás ver el tipo de licencia de uso asociada a tu cuenta.
Desde aquí, también podrás acceder a realizar un upgrade en tu cuenta para poder contratar en caso de que sea necesario, un nivel de licencia Pro o Premium, en caso de estar usando una versión gratuita como es el caso.
El uso y la elección de qué licencia se necesita para poder trabajar en Power BI, dependerá por tanto del uso, dependerá en cualquier caso como factor más importante de la necesidad de compartir en línea nuestros informes, de si queremos dar acceso a otros usuario de Power BI a nuestro trabajo (y de si necesitamos nosotros trabajar sobre los modelos de otros usuarios).
La elección de una licencia de Power BI, dependerá también del volumen de trabajo a realizar, ya que como hemos visto entre Power BI Pro y Power BI Premium el peso de nuestros trabajos podría determinar que tipo de licencia debemos usar. Si estamos arrancando y la intención en un primer momento es la de poder hacer un uso profesional de forma individual, es recomendable en este caso empezar con la licencia gratuita. Debemos pensar que es posible, en cualquier momento, y en caso de necesidad, poder pasar a una versión mejorada (Pro o Premium) accediendo a tu cuenta de Power BI. (Power BI Service). Desde allí y como te hemos enseñado, podrás contratar una licencia de uso Pro o Premium.
Ante la disyuntiva y la duda de tener que decantarnos por una licencia u otra, en caso de no haber usado nunca Power BI lo mejor es empezar por el principio, y probar por nuestra cuenta las limitaciones que tiene la versión gratuita. Piensa además que puedes trabajar desde Power BI Desktop, y que sobre todo la licencia te permitirá el poder publicar tu trabajo en la nube.
Una vez tengamos Power BI Desktop instalado, y una vez hemos conseguido nuestra licencia de Power BI, vamos a poder empezar a trabajar nuestros datos. El siguiente paso, será conocer de qué forma vamos a trabajar con los datos en Power BI: Modo import o Direct Query.
Excelente material para realizar la confirmacion de las licencias