La seguridad de la información es una de las claves más fundamentales para cualquier tipo de organización y cada sistema operativo y aplicación maneja sus propias reglas enfocadas en aumentar la seguridad de esta información y Microsoft Excel 2019 no se queda atrás respecto a este tema.
La seguridad es esencial en las hojas de cálculo o libros de Excel 209 ya que la información que registramos allí, sin importar su tipo, puede ser confidencial. Si se llegase a trabajar de una forma incorrecta los resultados estarán erróneos o simplemente las fórmulas y funciones no se ejecutarán como debe ser. En ocasiones podemos complementar la ocultación de hojas o fórmulas junto con la protección del archivo desde su propio acceso evitando así que no pueda acceder cualquier usuario al contenido de la hoja de cálculo.
Tutorial con vídeo para poder encriptar y poner una contraseña a un archivo Excel 2019 o 2016.
Por esta razón, Solvetic explicará cómo podemos ocultar nuestras hojas o fórmulas en Excel 2019 y así añadir más seguridad al trabajo sobre ellas.
1. Ocultar una fórmula en la barra de fórmulas de Excel 2019
El primer proceso que veremos involucra el evitar que las fórmulas que hemos registrado sean visibles en la barra de fórmulas de Excel 2019 desde donde podrían ser editadas o configuradas, este proceso también evitara que se modifiquen las celdas donde esta alojada la fórmula.
Paso 1
Para realizar esto, vamos a seleccionar el rango de celdas donde se encuentran las fórmulas que vamos a ocultar, Excel 2019 también permite que seleccionemos rangos no adyacentes o toda la hoja. Ahora nos dirigimos al menú “Inicio”, grupo “Celdas” y allí daremos clic sobre “Formato” y en las opciones desplegadas seleccionamos la opción “Formato de celdas”:
Nota
También será posible acceder a esta opción de la siguiente forma:
- Usando las teclas Ctrl + 1.
Ctrl + 1
- Dando clic derecho sobre la celda y seleccionando Formato de celdas.
Paso 2
En la ventana desplegada iremos a la pestaña “Proteger” y allí activamos la casilla “Oculta”:
Paso 3
Damos clic en Aceptar para aplicar los cambios, ahora iremos al menú “Revisar” y en el grupo “Proteger” damos clic en la opción “Proteger hoja”:
Paso 4
En la ventana desplegada validamos que las casillas “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas” estén seleccionada posteriormente damos clic en Aceptar:
Paso 5
Si deseamos podemos asignar una contraseña de desbloqueo. Si asignamos contraseña será necesario confirmarla:
Paso 6
Así, cuando seleccionemos la celda donde se encuentra la fórmula podemos comprobar que no es visible en la barra de fórmulas:
2. Cambiar entre mostrar las fórmulas y los resultados en Excel 2019
Este es un método simple que consiste en usar nuestro teclado para alternar entre las fórmulas y su resultado, para ello simplemente debemos pulsar las teclas CTRL+` (acento grave) y así veremos estos cambios.
CTRL + `
3. Mostrar fórmulas ocultas quitando la protección en Excel 2019
Paso 1
En el caso en que consideremos necesario quitar la protección de las celdas donde se encuentran las fórmulas, debemos ir al menú “Revisar” y en el grupo “Proteger” dar clic en la opción “Desproteger hoja”:
Paso 2
Si hemos protegido la hoja con contraseña será necesario ingresarla allí:
Paso 3
Pulsamos en Aceptar y veremos que las fórmulas en las celdas son visibles de nuevo:
Nota
En caso de que la opción “Desproteger hoja” no está disponible, debemos desactivar en primer lugar la característica Libro compartido.
Paso 4
Ahora, si no deseamos que las fórmulas se oculten cuando la hoja se proteja más adelante, debemos dar clic derecho en las celdas y seleccionar la opción “Formato de celdas” y en la ventana desplegada iremos a la pestaña “Proteger” y allí desactivar la casilla “Oculta”. Pulsamos en Aceptar para aplicar los cambios.
4. Ocultar hojas de Excel 2019
Hemos visto el proceso para ocultar fórmulas directamente desde la barra de fórmulas, pero también puede ser requerido que ocultemos hojas de cálculo en su totalidad debido a la información contenida en ellas.
Paso 1
Para ello debemos ir a la hoja de Excel a ocultar y luego de esto vamos al menú “Programador” y en el grupo “Controles” damos clic sobre la opción “Propiedades”:
Nota
Paso 2
Al dar clic en “Propiedades” veremos lo siguiente:
Paso 3
Allí vamos a la línea “Visible” y en el campo desplegable seleccionamos la opción “-2- -xlSheetVisible” y automáticamente la hoja de cálculo, en este caso llamada “Solvetic” se ocultará. Este mismo proceso lo podemos repetir para todas las hojas de cálculo a ocultar.
Nota
Si deseamos evitar que un usuario pueda ocultar o bloquear las hojas de cálculo, esteremos en la capacidad de bloquear todo el libro de Excel 2019 y aplicar una contraseña, para esto debemos usar las teclas siguientes, ir al menú “Insertar / Modulo” y allí pegar lo siguiente indicando el nombre de la hoja a proteger:
Alt + F11
Sub OcultaHoja() Sheets(“Solvetic”).Visible=xlVeryHidden End Sub
Paso 4
Para comprobar que la hoja ha sido oculta de forma correcta iremos al menú Inicio, grupo “Celdas” y allí pulsar sobre “Formato / Ocultar y mostrar” y veremos que la opción “Mostrar hoja” no está activa:
Paso 5
Si deseamos visualizar la hoja oculta, usaremos las teclas siguientes para acceder el editor de VisualBasic.
Alt + F11
Paso 6
Después usamos las teclas siguientes para acceder al explorador de proyectos, allí seleccionamos la hoja que ha sido oculta y pulsamos la tecla F4 o bien vamos al menú “Ver / Ventana de propiedades”. En las opciones desplegadas vamos a la línea “Visible” y en el campo desplegable seleccionamos la opción “-1- xlSheetVisible”:
Ctrl + R
Paso 7
Cerramos el editor y podremos ver nuestra hoja de Excel 2019 visible de nuevo:
Paso 8
También será posible visualizar las hojas ocultas creando el siguiente módulo de VBA:
Sub OcultaHoja() Sheets(“Solvetic”).Visible=True End SubHemos aprendido diversos métodos que nos darán la posibilidad de proteger tanto las fórmulas como las hojas en Excel 2019 y de esta manera evitaremos que la información allí alojada sea vulnerada.
Tutorial para saber cómo borrar el valor de una celda, pero no las fórmulas en Excel 2019, 2016.